Hvad er en a conto faktura?

En a conto faktura — fra latin “a conto”, på regning — er en delfaktura, der sendes til kunden, før hele leverancen er afsluttet. Den dækker typisk en aftalt andel af kontraktværdien, knyttet til en milepæl eller en månedlig rytme, og afregnes endeligt mod den samlede kontraktværdi i slutfakturaen.

For en konsulent-, arkitekt- eller ingeniørvirksomhed med fastpris-projekter er a conto fakturering et af de vigtigste cash flow-værktøjer. Uden a conto fakturering ville et halvårsprojekt til 1.000.000 kr. typisk medføre 5-6 måneders forskud på lønudgifter, før den første krone kommer ind. Det er en likviditetsbelastning, de fleste mellemstore rådgivningsvirksomheder ikke kan bære. A conto fakturering løser dette ved at fordele faktureringen i takt med leverancen — eller en aftalt rytme, der ligger tættere på leverancen end den traditionelle “alt-til-sidst”-model.

Den primære grund er cash flow. Når du sender en a conto faktura efter en milepæl, får du penge ind i takt med, at du afholder lønomkostninger og udlæg. Det reducerer behovet for kassekredit og driftsfinansiering, og det giver et meget mere retvisende billede af projektoekonomi i den enkelte periode.

En anden vigtig grund er fairness. Hvis et projekt løber over 9 måneder, og kunden ændrer scope undervejs, er det betydeligt nemmere at adressere ændringer kontraktligt, hvis du har faktureret løbende. A conto faktureringen tvinger en regelmæssig dialog om fremdrift og økonomi — hver gang en faktura sendes, gennemgås projektets stade, hvilket reducerer risikoen for scope creep og overraskelser ved aflevering.

Den tredje grund er momsperiodisering. Moms udløses ved fakturaudstedelse, ikke ved leverance. A conto fakturering fordeler dermed momsbelastningen jævnt henover projektets levetid i stedet for at samle hele momsbeløbet ved slutfakturaen. For både køber og sælger er det en mere forudsigelig periodisering. Endelig fungerer a conto fakturering som regnskabsmæssig praksis: kombineret med WIP regnskab sikrer det, at både balance og resultat afspejler projektets reelle status.

Det starter i kontrakten. En a conto klausul bør angive faktureringsrytmen — milepælsbaseret eller månedlig — samt hvilken procentsats der knyttes til hver milepæl. En klassisk milepælsmodel for et rådgivningsprojekt er fx 20% ved opstart, 30% ved skitsefase godkendt, 30% ved hovedprojekt afleveret og 20% ved slutaflevering. Månedlig fakturering er typisk 10-12% af kontraktværdien pr. måned, justeret efter projektets faktiske fremdrift.

Næste skridt er en faktureringsplan. Når kontrakten er skrevet under, lægges hver a conto faktura ind med dato og beløb i budgetstyringen. Det giver projektlederen og bogholderiet et fælles overblik over, hvad der er sendt, hvad der mangler, og hvad der skal sendes næste gang. Et godt projektstyringsværktøj med tidsregistrering gør, at hver milepæl kan kobles direkte til den medgåede tid — så du kan validere, at fremdriften reelt understøtter den a conto faktura, du er ved at sende.

Ved slutfakturaen afstemmes alt: summen af a conto faktureringer sammenlignes med kontraktværdien, eventuelle tillægsarbejder lægges til, fradrag for mangler trækkes fra, og restbeløbet faktureres som slutfaktura. Det er også her, eventuel tilbageholdelse (retention) frigives. Hvis du har kørt med WIP regnskab sideløbende, vil WIP-tilgodehavendet på balancen blive nulstillet ved slutfaktura, fordi al indtægtsført værdi nu er faktureret. Se også guiden til hvordan du øger faktureringsgraden via effektiv tidsregistrering for praktiske greb til at sikre, at hver a conto faktura er retfærdiggjort af reelt udført arbejde. Brug et værktøj, der kan koble timer til fakturering og produktrapportering på rapportering, så afstemningen sker automatisk.

A conto faktura og WIP regnskab bliver let blandet sammen, men hører hjemme i hver sit domæne. A conto fakturering er den juridiske og momsmæssige handling — at sende en faktura, udløse moms og kræve betaling for en del af kontraktværdien. WIP regnskab er den regnskabsmæssige indtægtsføring efter produktionsmetoden (POC), hvor omsætning aktiveres i takt med færdiggørelsesgraden uafhængigt af, hvad der er faktureret. De to løber parallelt: du kan have faktureret 540.000 kr. a conto, men indtægtsført 600.000 kr. via POC, hvilket efterlader et WIP-tilgodehavende på 60.000 kr. på balancen. A conto er altså cash flow og moms; WIP regnskab er matchningsprincippet og resultatopgørelsen.

Læs mere om wip-regnskab.