Hvad er Scope Creep?
Definition
Scope creep, er processen hvor et projekts omfang udvides ukontrolleret efter projektstart, uden at projektet får afsat mere tid, budget eller ressourcer. Det starter ofte i det små, som gradvist udvander det oprindelige projektomfang og fører til forsinkelser og budgetoverskridelser.
Hvorfor opstår scope creep?
Scope creep er sjældent et resultat af onde hensigter. Det opstår typisk af en af følgende årsager: Uklart startpunkt: Projektets oprindelige omfang og leverancer var ikke defineret præcist nok. Manglende proces: Der er ingen formel proces for, hvordan man anmoder om og godkender ændringer. Misforstået kommunikation: Kunden og teamet har forskellige opfattelser af, hvad der blev aftalt. Ønske om at please: Teamet siger ‘ja’ til alle nye idéer for at holde kunden glad, uden at italesætte konsekvenserne.
Praktisk eksempel: 'Bare lige'-fælden i webudvikling
Forestil dig, at du har bestilt en simpel Hjemmeside. Projektomfanget er klart: En forside, en ‘Om Os’-side og en kontaktside med en formular. Budgettet er 25.000 kr., og leveringstiden er tre uger.
Fase 1: Den 'lille' tilføjelse
Kunden siger:- • “Kan vi ‘bare lige’ tilføje en sektion med medarbejderbilleder på ‘Om Os’-siden? Det er jo bare tekst og billeder.”
Fase 2: Den 'logiske' udvidelse
Kunden siger:- • “Når en bruger sender en besked via kontaktformularen, kan den så ikke ‘bare lige’ sende en automatisk bekræftelsesmail tilbage til dem?”
Fase 3: Den 'smarte' nye idé
Kunden siger:- • “Det ville være smart, hvis vi på forsiden havde en lille nyhedssektion, vi selv kunne opdatere. Bare to-tre linjer tekst og et link.”
Resultatet: Projektet er ude af kontrol
Den simple hjemmeside er nu blevet et komplekst projekt:- • Budgettet er overskredet med 40% på grund af de mange ekstra timer.
- • Tidsplanen er rykket med to uger.
- • Udvikleren er frustreret over de konstante ændringer, og kunden forstår ikke, hvorfor de ‘små’ ting tager så lang tid.
Hver enkelt anmodning virkede rimelig og overskuelig isoleret set. Men tilsammen krævede de ny database-funktionalitet, e-mail-opsætning og et mini-CMS. Dette er klassisk scope creep, der opstår, fordi konsekvenserne af hver lille ændring ikke blev adresseret formelt.
Sådan forebygger og håndterer du Scope Creep – 5 trin
-
0
Trin 1: Definer omfanget og dine leverancer klart fra start
Brug tid på at specificere alle leverancer i en Work Breakdown Structure (WBS). Hvad er inkluderet? Og endnu vigtigere: Hvad er ikke inkluderet? Jo klarere aftalen er, jo sværere er det for scope creep at opstå.
-
1
Trin 2: Etabler en formel ændringsproces
Aftal fra starten, at alle ønsker om ændringer skal fremsættes skriftligt via en ‘change request’. Denne anmodning skal beskrive ændringen, hvorfor den er nødvendig, og anerkende, at den kan påvirke tid og budget.
-
2
Trin 3: Analyser enhver ændring
Når en change request modtages, skal projektlederen analysere: Hvor mange ekstra timer kræver det? Hvad koster det? Hvor meget forsinker det projektet? Præsenter denne analyse for kunden.
-
3
Trin 4: Lær at sige ‘Ja, men…’
Undgå at sige ‘nej’. Sig i stedet: ‘Ja, det er en god idé, den kan vi godt implementere. Det vil koste X kr. ekstra og forsinke projektet med Y dage. Skal jeg sende en opdateret plan til godkendelse?’ Dette flytter beslutningen tilbage til kunden, men gør konsekvenserne tydelige.
-
4
Trin 5: Kommuniker løbende
Ved større projekter holdes jævnlige statusmøder, hvor I gennemgår fremdrift i forhold til det aftalte omfang. Det holder alle på samme side og gør det sværere for uformelle ønsker at snige sig ind.
Forskellen på scope creep og gold plating
Scope-creep
Er når kunden eller eksterne interessenter beder om flere leverancer, end der oprindeligt var aftalt.
Eksempel: Kunden beder om, at du også maler garagen, selvom det kun var aftalt, at du skulle bygge den.
Gold plating
Er når projektteamet selv tilføjer ekstra leverancer eller forbedringer, som kunden ikke har bedt om.
Eksempel: Tømreren beslutter sig for at bruge dyrt mahognitræ i stedet for fyrretræ, uden at have spurgt kunden først.
Oftest stillede spørgsmål
Nej, absolut ikke. Planlagte og godkendte ændringer, der håndteres gennem en formel ændringsproces (change request), er en sund del af projektledelse. Scope creep er de ukontrollerede og uformelle ændringer, der sniger sig ind i projektet.
Projektlederen har det primære ansvar for at facilitere processer, der forhindrer scope creep. Det er dog et fælles ansvar: Projektejeren skal forstå konsekvenserne af nye ønsker, og teamet skal være disciplineret omkring at følge den aftalte proces for ændringer.