Hvad er en Work Breakdown Structure (WBS)?
Definition
En Work Breakdown Structure (WBS), eller arbejdsnedbrydningsstruktur, er en opdeling af et projekt i mindre, mere håndterbare leverancer og arbejdspakker. De bliver opdelt i et hierarki og visualiserer hele projektets omfang. Det sikrer at intet bliver glemt, hjælper med estimering, og skaber klarhed for alle interessenter.
Historien om WBS
Work Breakdown Structure blev udviklet af det amerikanske forsvarsministerium (DoD) sammen med NASA, i slutningen af 1950’erne. Det blev skabt som en del af PERT (Program Evaluation and Review Technique) til at styre det komplekse Polaris-missilprogram. Målet var at sikre, at alle dele af et enormt projekt blev defineret, budgetteret og kontrolleret. Siden da er WBS blevet en fundamental standard inden for projektledelse i alle brancher.
Hvorfor er WBS afgørende for succes?
WBS er fundamentet for al projektplanlægning, estimering og kontrol. Uden WBS risikerer man scope creep (ukontrolleret udvidelse af projektets omfang), glemte opgaver og upræcise budgetter. Ved at nedbryde projektet visuelt, skaber det en fælles forståelse for projektets omfang blandt alle interessenter. Det gør det muligt at tildele ansvar for specifikke leverancer, estimere tid og omkostninger mere præcist og følge fremskridt mod konkrete milepæle. En god WBS er simpelthen den bedste forsikring mod misforståelser og kaos.
Fordele og ulemper ved WBS
Fordele
- + Giver et grundigt overblik over hele projektets omfang.
- + Gør det lettere at estimere tid, ressourcer og omkostninger.
- + Definerer klart, hvad der er inkluderet i projektet.
- + Skaber bedre kommunikation gennem en fælles referenceramme for teamet og interessenter.
Ulemper
- − Kan være tidskrævende at etablere korrekt.
- − Mindre fleksibel ved agile projekter, hvor krav ændrer sig hurtigt.
- − Risiko for unødvendig kompleksitet, hvis den bliver for detaljeret.
- − Fokuserer på hvad, ikke hvornår eller hvordan: Kræver supplerende værktøjer som gantt-diagrammer.
Typiske fejl ved oprettelse af en WBS
-
Pas på ikke at nedbryde dit projekt i en liste af opgaver. En WBS er et hierarki af leverancer – den skal klart vise, hvad projektet leverer, ikke hvordan arbejdet udføres
-
At glemme leverancer som projektledelse, testning, dokumentation eller træning. Husk 100%-reglen – alt skal med.
-
Det ses ofte at en WBS er enten for overordnet, så den er ubrugelig til estimering, eller for detaljeret, så den bliver uoverskuelig og svær at vedligeholde.
Hvornår du skal overveje alternativer til en WBS
Meget små og simple projekter
Hvis et projekt er ekstremt enkelt med få opgaver og leverancer (f.eks. at skrive en kort artikel), kan en simpel tjekliste være tilstrækkelig. At lave en formel WBS vil være unødvendigt
En simpel opgaveliste eller tjekliste.
Projekter med høj usikkerhed (Agile/Scrum)
I agile projekter, hvor kravene udvikler sig løbende, er en fastlåst WBS upraktisk. Omfanget er bevidst ikke fuldt defineret fra start. Her bruger man i stedet et produkt-backlog, som er mere dynamisk.
Et produkt-backlog eller en user story map.
Oftest stillede spørgsmål
En WBS er leveranceorienteret og fokuserer på 'hvad' der skal leveres, ikke 'hvordan' eller 'hvornår'. Den nedbryder projektets omfang. En opgaveliste eller projektplan er derimod aktivitetsorienteret og beskriver de specifikke opgaver og tidsplaner, der skal til for at skabe leverancerne i WBS'en. WBS'en kommer først.
100%-reglen betyder, at WBS'en skal indeholde 100% af det arbejde, der er defineret i projektets omfang, og fange alle leverancer – interne, eksterne og for projektledelsen. Alt arbejde i projektet skal kunne spores tilbage til WBS'en, og der må ikke inkluderes arbejde, der ikke er en del af projektet.