Hvad er en interessent?
Definition
En interessent (på engelsk: stakeholder) er en person, gruppe eller organisation, der kan påvirke, blive påvirket af, eller opfatter sig selv som værende påvirket af et projekts beslutninger, aktiviteter eller resultater. Interessenter kan være både interne (f.eks. medarbejdere, ledelse) og eksterne (f.eks. kunder, leverandører, myndigheder) og deres indflydelse kan være enten positiv eller negativ for projektet.
Hvorfor er interessenthåndtering afgørende?
Effektiv interessenthåndtering er en af de vigtigste discipliner i projektledelse. Det handler om at identificere alle, der har en ‘aktie’ i dit projekt, og derefter planlægge og udføre strategier for at engagere dem. Målet er at maksimere positiv indflydelse og minimere negativ indflydelse. Ved at forstå dine interessenters behov, forventninger og bekymringer kan du proaktivt håndtere risici, sikre nødvendige ressourcer, skabe opbakning og i sidste ende øge chancerne for projektets succes markant. At ignorere interessenter kan hurtigt føre til modstand, misforståelser og forsinkelser.
Sådan laver du en interessentanalyse i 4 trin
-
0
Trin 1: Identifikation
Start med at brainstorme alle tænkelige personer, grupper eller organisationer, der kan blive berørt af dit projekt. Tænk bredt: Hvem finansierer det? Hvem skal bruge resultatet? Hvem skal bygge det? Hvem kan potentielt blokere det? Lav en lang liste.
-
1
Trin 2: Analyse
Vurder hver interessent på din liste ud fra to akser: Deres magt/indflydelse på projektet, og deres interesse i projektet. Placer dem i en 2x2 matrice, ofte kaldet en magt/interesse matrice. Dette hjælper dig med at prioritere din indsats.
-
2
Trin 3: Planlægning
Lav en strategi for hver af de fire kvadranter i din matrice. Hvordan vil du kommunikere med hver gruppe? Hvor ofte? Hvilke budskaber er vigtige for dem? Dette danner grundlaget for din kommunikationsplan.
-
3
Trin 4: Eksekvering og opfølgning
Implementer din plan, men husk at interessenthåndtering er en løbende proces. En interessents magt eller interesse kan ændre sig. Evaluer jævnligt din analyse og juster din strategi efter behov gennem hele projektets livscyklus.
Praktisk eksempel: Interessentanalyse for en ny cykelsti
Forestil dig, at kommunen skal anlægge en ny cykelsti gennem et boligområde. En analyse med en magt/interesse matrice kunne se sådan ud:
Høj magt / høj interesse: de skal følges tæt
Kræver tæt styring og samarbejde- • Kommunens byråd (beslutningstagere)
- • Grundejerforening (kan mobilisere modstand)
- • Hovedentreprenør (ansvarlig for byggeriet)
Høj magt / lav interesse: de skal holdes tilfredse
Kræver information, men ikke for mange detaljer- • Forsyningsselskaber (skal flytte kabler, men er ligeglade med selve stien)
Lav magt / høj interesse: de skal holdes informeret
Kræver regelmæssig kommunikation og involvering- • Lokale cyklister og pendlere (slutbrugere)
- • Cyklistforbundet (interesseorganisation)
Lav magt / lav interesse: de skal monitoreres
Kræver minimal indsats, men hold øje- • Den brede offentlighed i kommunen
Af analysen ses tydeligt, at eksempelvis grundejerforeningen kræver en helt anden håndtering end den brede offentlighed for at sikre projektets fremdrift.
Typiske faldgruber i interessenthåndtering
-
At sende den samme statusmail til direktøren, udviklingsteamet og slutbrugerne. Hver gruppe har forskellige informationsbehov, og generisk kommunikation bliver ofte ignoreret.
-
Det er let at bruge al sin energi på at håndtere kritiske interessenter. Men det er lige så vigtigt at pleje og styrke dem som taler for projektet, så de kan hjælpe dig med at fremme det.
-
En interessentanalyse er et levende dokument. At lave den i starten af projektet og derefter lægge den i skuffen er en stor fejl. Nye interessenter kan dukke op, og eksisterendes holdninger kan ændre sig.
-
At informere er ikke det samme som at engagere. Sandt engagement er en tovejsdialog, hvor du aktivt lytter til og inddrager interessenter, i stedet for blot at sende information ud.
Oftest stillede spørgsmål
Ikke nødvendigvis. Selvom kunden ofte er central, kan en lovgivende myndighed, en stærk intern afdeling eller en hovedleverandør have lige så stor eller større indflydelse på projektets succes. Den 'vigtigste' interessent afhænger af projektets kontekst og kan ændre sig undervejs.
Den største fejl er at overse eller glemme en vigtig interessent. At undlade at identificere en gruppe med høj indflydelse kan føre til uventet modstand, scope creep eller endda projektets totale fiasko, når de melder sig på banen sent i processen.
Det afhænger fuldstændigt af din interessentanalyse. Nogle interessenter med høj magt og interesse kræver tæt, daglig eller ugentlig opfølgning, mens andre blot skal have et nyhedsbrev en gang i kvartalet. En 'one-fits-all'-tilgang virker sjældent.