Hvad er en beredskabsplan?
Definition
En beredskabsplan (på engelsk: Contingency Plan) er en handlingsplan, der kun iværksættes, hvis en identificeret risiko indtræffer. Mens almindelig risikostyring ofte fokuserer på at forhindre problemer (mitigering), fokuserer en beredskabsplan på at reagere: Hvad gør vi præcist, nu hvor problemet er opstået, for at minimere skaden og genoprette driften hurtigst muligt?
Værdien af en beredskabsplan i projektledelse
Når en kritisk risiko rammer et projekt uden en plan, opstår der ofte panik. Beslutninger træffes på et ufuldstændigt grundlag under højt pres, og responstiden er langsom. Formålet med en beredskabsplan er at fjerne usikkerheden i krisens øjeblik. Ved at have tænkt scenariet igennem inden, har man allerede godkendte procedurer, allokerede ressourcer og ansvarsområder klar. En god beredskabsplan sørger for, at et projekt i krise kan have tid og klarhed. Det handler ikke om pessimisme, men om professionelt beredskab.
Hvad skal en beredskabsplan indeholde?
-
0
1. Trigger (Udløsende faktor)
Et specifikt, målbart kriterium for, hvornår planen aktiveres. F.eks. ‘Hvis leverandøren ikke har leveret hardware inden dato X’ eller ‘Hvis budgetoverskridelsen overstiger 10%’.
-
1
2. Umiddelbare handlinger
En tjekliste over de allerførste skridt, der skal tages inden for de første timer (‘Golden Hour’) for at inddæmme problemet.
-
2
3. Roller og ansvar
Hvem har bemyndigelse til at aktivere planen? Hvem udfører opgaverne? Ofte er dette Risk Owner eller et dedikeret kriseteam.
-
3
4. Kommunikationsplan
Hvem skal informeres om, at planen er aktiveret? (Styregruppe, interessenter, kunder). Inkluder gerne forhåndsgodkendte skabeloner til beskeder.
-
4
5. Ressourcer og budget
En ‘Contingency Reserve’ (nødpulje). Hvilke midler, folk eller udstyr er reserveret til at udføre planen, og er de godkendt på forhånd?
-
5
6. Kriterier for normalisering
Hvordan ved vi, at krisen er ovre, og hvornår stopper vi beredskabsplanen for at vende tilbage til normal drift?
Eksempel: beredskabsplanen for en udendørs festival
Risikoen i risikoregistret er defineret som: ‘Ekstremt vejr (storm/skybrud) på selve festivaldagen, der gør pladsen usikker’. Her er beredskabsplanen:
Trigger & Ansvar
Ansvarlig: Sikkerhedschef (Risk owner)- • Trigger 1 (Varsel): DMI udsender kategori 2 varsel for området 24 timer før start.
- • Trigger 2 (Aktivering): Vindmålinger på pladsen overstiger 20 m/s, eller vandstand på hovedscenen overstiger 20 mm.
Handlingsplan (ved aktivering)
Fokus: Personsikkerhed og skadesbegrænsning- • 1. Stop al musik og brug PA-anlæg til evakueringsbesked (Script A ligger klar i kontrolrum).
- • 2. Få sikkerhedspersonale til at guide gæster til de forudbestemte samlingspunkter (indendørs sportshaller i nærheden).
- • 3. Teknikere påbegynder nedtagning/sikring af ‘flyvende’ udstyr på scenerne.
- • 4. Udsend præ-skrevet SMS til alle billetholdere og opdater sociale medier.
Ressourcer (reserveret)
Beredskabsbudget: 50.000 DKK- • Aftale med busselskab om standby-transport til samlingspunkter.
- • Forhåndsreservering af lokale sportshaller.
- • Ekstra mandskab til sikring af udstyr.
Bemærk, at denne plan ikke forhindrer vejret. Den sikrer en hurtig, koordineret reaktion, der minimerer risikoen for personskade og panik, hvis vejret bliver ekstremt.
Fordele og ulemper ved at lave beredskabsplaner
Fordele
- + Sikrer hurtig reaktionstid når en krise opstår, hvilket minimerer skaden
- + Fjerner behovet for at tage svære beslutninger under ekstremt pres og panik
- + Sikrer at nødvendigt budget og ressourcer er godkendt på forhånd af ledelsen
- + Øger tilliden hos interessenter ved at vise professionelt beredskab
- + Tydeliggør ansvar, så alle ved, hvem der har kommandoen, hvis triggeren udløses
Ulemper
- − Kræver tid og ressourcer at udvikle og vedligeholde planer, der måske aldrig bruges
- − Kan skabe falsk tryghed, hvis planen er urealistisk eller ikke er testet
- − Risiko for at man bruger tid på at planlægge planer for usandsynlige scenarier
- − En for rigid plan kan forhindre nødvendig improvisation i en uforudset situation
Hvornår er en formel beredskabsplan unødvendig?
Ved risici med lav konsekvens
Hvis det værste der kan ske er en mindre forsinkelse eller en lille ekstraomkostning, er det billigere at håndtere problemet, hvis det opstår, end at bruge tid på at planlægge for det.
Accepter risikoen og brug almindelig problemløsning (adhoc), hvis den indtræffer.
Når mitigering (forebyggelse) er 100% effektiv
Hvis du fuldstændig kan fjerne årsagen til en risiko gennem proaktiv handling (f.eks. ved at vælge en anden teknologi), er der ingen grund til at have en beredskabsplan for den oprindelige teknologi.
Fokuser ressourcerne på mitigering og fjern risikoen helt.
For ‘ukendte ukendte’ (Black Swans)
Du kan ikke lave en specifik plan for noget, du slet ikke kan forestille dig. Ekstremt uforudsigelige hændelser kræver generel modstandsdygtighed i teamet frem for en beredskabsplan.
Opbyg et agilt team og hav en generel krisestyringsproces (ikke bundet til en specifik risiko).
Oftest stillede spørgsmål
Timing og formål. Mitigering (forebyggelse) er proaktive handlinger du laver nu, for at reducere sandsynligheden for, at en risiko opstår. En beredskabsplan er reaktive handlinger, du har planlagt at udføre senere, men kun HVIS risikoen faktisk indtræffer. Mitigering forsøger at undgå branden; beredskabsplanen er slukker branden.
Nej, det er for ressourcekrævende. Beredskabsplaner bør reserveres til 'høj-prioritets risici' – dem med stor konsekvens, som man ikke fuldt ud kan mitigere væk. For risici med lav konsekvens er det ofte bedre at håndtere dem ad hoc, hvis de opstår.
En 'Trigger' (udløsende faktor). For at en beredskabsplan skal være effektiv, skal det være krystalklart defineret, hvornår den aktiveres. Triggeren bør være målbar og utvetydig, så teamet ikke spilder tid på at diskutere, om der er en krise eller ej.