Hvad er risikoanalyse?
Definition
Risikoanalyse er processen hvor risici vurderes for at forstå deres potentiale og herefter bliver de prioriteret. Det indebærer typisk at to nøglefaktorer skal estimeres for hver risiko: sandsynligheden for, at den indtræffer, og konsekvensen (indvirkningen), hvis den gør. Målet er at omdanne en lang liste af risici til en prioriteret liste, så teamet kan fokusere sin indsats på de risici, der betyder mest for projektets succes.
Fra liste til prioritet: Hvorfor analyse er kritisk
Efter en god risikoidentifikation står du ofte med en lang, liste af potentielle problemer. Uden analyse er alle risici lige vigtige, hvilket er det samme som at sige, at ingen af dem er vigtige. Risikoanalysens formål er at skille de mere kritiske fra de mindre væsentlige. Den giver en objektiv metode til at afgøre, hvilke 5-10 risici, der reelt set kan gøre at dit projekt fejler, og hvilke 50, der blot er mindre bump på vejen. Denne prioritering er altafgørende for at kunne allokere tid, penge og ressourcer effektivt, så du fokuserer på det, der tæller.
Kvalitativ vs. kvantitativ analyse: To værktøjer til forskellige job
-
0
Kvalitativ risikoanalyse (den hurtige og væsentlige)
Dette er den mest almindelige form for analyse. Her vurderer teamet hver risiko på en subjektiv skala, f.eks. lav/middel/høj eller en numerisk skala fra 1 til 5 for både sandsynlighed og konsekvens. Resultaterne plottes ofte ind i en risikomatrix for at give et visuelt overblik. Målet er hurtigt at kategorisere risici i grupper som ‘høj prioritet’ (rød), ‘moderat prioritet’ (gul) og ‘lav prioritet’ (grøn).
-
1
Kvantitativ risikoanalyse (den dybdegående og datadrevne)
Denne metode bruges sjældnere og kun på de højest prioriterede risici fra den kvalitative analyse. Her forsøger man at tildele konkrete, numeriske værdier til risici, typisk i form af penge eller tid. Teknikker inkluderer ‘forventet monetær værdi’ (EMV), hvor man beregner (sandsynlighed i %) * (omkostning i kr.), eller Monte Carlo-simuleringer for at modellere den samlede usikkerhed i en projektplan. Målet er at skabe et databaseret grundlag for store, strategiske beslutninger.
Fordele og ulemper ved risikoanalyse
Fordele
- + Skaber et klart og prioriteret fokus
- + Omdanner en lang liste af usikkerheder til en håndterbar handlingsplan
- + Giver et objektivt grundlag for at træffe beslutninger om ressourceallokering
- + Forbedrer kommunikationen med interessenter ved at visualisere de største trusler
- + Gør det muligt at handle proaktivt i stedet for reaktivt på potentielle problemer
Ulemper
- − Kan være subjektiv og stærkt påvirket af teamets opfattelse (f.eks. optimisme eller pessimisme)
- − Risikerer at føre til ‘analyse-lammelse’, hvor teamet bruger mere tid på at analysere end på at handle
- − Kan skabe en falsk følelse af kontrol; en analyse forhindrer ikke risikoen i at indtræffe
- − Kvantitativ analyse kan være kompleks og kræve specialiseret viden
- − Resultaterne kan hurtigt blive forældede, hvis analysen ikke løbende opdateres
Praktisk eksempel: analyse af risici for app-lancering
Teamet fra app-lanceringen har identificeret to risici og skal nu analysere dem:
Risiko A: Serveren crasher på lanceringsdagen
Kvalitativ analyse (skala 1-5)- • Sandsynlighed: 3 (middel - Vores hosting har haft udfald før under pres).
- • Konsekvens: 5 (meget høj - Det vil ødelægge lanceringen, give dårlige anmeldelser og koste salg).
- • Risikoscore: 3 x 5 = 15 (høj prioritet - Rød)
Risiko B: En konkurrent lancerer en lignende feature ugen før os
Kvalitativ analyse (skala 1-5)- • Sandsynlighed: 2 (lav - vi har hørt rygter, men intet konkret).
- • Konsekvens: 4 (høj - det vil stjæle vores ‘først-på-markedet’-fordel).
- • Risikoscore: 2 x 4 = 8 (moderat prioritet - gul)
Kvantitativ analyse af risiko A
Efter den kvalitative analyse beslutter teamet at dykke dybere ned i server-risikoen for at retfærdiggøre en investering i bedre hosting. De estimerer:- • Sandsynlighed for nedbrud: 20% (0.2)
- • Forventet økonomisk tab (salg, marketing, goodwill): 400.000 kr.
- • Forventet monetær værdi (EMV): 0.2 * 400.000 kr. = 80.000 kr. Risikoens ‘vægt’ er 80.000 kr.
Analysen viser tydeligt, at risiko A skal håndteres med det samme. Den kvantitative analyse giver dem et konkret tal (80.000 kr.), som de kan bruge til at argumentere for, at en opgradering af hosting til 30.000 kr. er en god investering.
Typiske faldgruber i risikoanalyse
-
At bruge uforholdsmæssigt meget tid på at analysere lav-prioritetsrisici i detaljer. Målet er ikke perfektion, men hurtig og effektiv prioritering. Brug 80% af tiden på de 20% vigtigste risici.
-
En enkelt persons mavefornemmelse kan let komme til at dominere. Optimisme får os til at undervurdere sandsynligheden, mens pessimisme får os til at overvurdere den. Brug et team og faste definitioner for skalaerne (f.eks. hvad betyder ‘sandsynlighed 4’?).
-
En almindelig fejl er at fokusere for meget på de dramatiske, men usandsynlige risici (høj konsekvens, lav sandsynlighed) og ignorere de ‘kedelige’, men meget sandsynlige risici (middel konsekvens, høj sandsynlighed), som ofte er dem, der reelt set skader projektet.
-
En risikos sandsynlighed og konsekvens kan ændre sig i løbet af projektet. En analyse lavet i uge 2 kan være forældet i uge 20. Risici skal genbesøges og revurderes jævnligt.
Hvornår du skal være forsigtig med risikoanalyse
For kendte problemer og faste opgaver
Risikoanalyse er til for at vurdere usikkerhed. Hvis du allerede ved, at en opgave er svær, eller at en bestemt omkostning vil opstå, er det ikke en risiko – det er et faktum. At analysere det som en risiko er overflødigt.
Integrer det direkte i din projektplan som en opgave med et højt estimat, en budgetpost eller en afhængighed.
Ved meget små og simple projekter
For et endagsprojekt eller en simpel opgaveliste er en formel risikoanalyse unødvendig kompleksitet. Den tid, det tager at lave analysen, overstiger langt den værdi, den skaber.
En hurtig, uformel snak i teamet om ‘hvad er det værste, der kan ske?’ er ofte tilstrækkeligt.
I tidlige, kaotiske eller eksperimenterende faser
I en innovations- eller opstartsfase, hvor målet er at eksperimentere og lære hurtigt, er usikkerheden så høj, at en detaljeret analyse hurtigt bliver forældet og meningsløs. Fokus bør være på handling, ikke på analyse.
Brug i stedet agile metoder som hurtige prototyper og proof of concepts for at reducere usikkerhed gennem handling frem for analyse.
Til at lave kvantitativ analyse af alle risici
At lave en dybdegående, databaseret kvantitativ analyse (med kroner og procenter) på alle identificerede risici er en enorm tidsrøver med faldende afkast. Det er kun relevant for de absolut største og mest kritiske risici.
Hold dig til en hurtig kvalitativ analyse for 95% af dine risici. Reserver den kvantitative analyse til de 1-3 risici, der reelt kan true hele projektets eksistens.
Oftest stillede spørgsmål
Start altid med en kvalitativ analyse. Den er hurtig, involverer hele teamet og giver dig en prioriteret liste. En kvantitativ analyse bruges kun efterfølgende på de få, allerstørste risici, hvor der er brug for data til at træffe store beslutninger.
Det kan det være, hvis det gøres forkert. God risikoanalyse er ikke gætteri, men en informeret estimering. Ved at inddrage eksperter, bruge data og facilitere en struktureret diskussion, øger man præcisionen markant.
En risikoscore er et tal, der bruges til at prioritere risici. I den simpleste form beregnes den ved at gange sandsynlighed med konsekvens (f.eks. på en skala fra 1-5). En risiko med sandsynlighed 4 og konsekvens 5 får en score på 20, hvilket er højere end en risiko med sandsynlighed 2 og konsekvens 3 (score 6).