Hvad er PERT?
Definition
PERT (Program Evaluation and Review Technique) er en projektledelsesteknik, der bruges til at planlægge og estimere projekters varighed, når der er stor usikkerhed om de enkelte opgavers tidsforbrug. I stedet for et enkelt estimat, bruger PERT tre tidsestimater – et optimistisk, et pessimistisk og et mest sandsynligt – til at beregne en vægtet, forventet varighed. Dette gør metoden ideel til komplekse og uforudsigelige projekter som forskning og udvikling.
Historien bag PERT
PERT blev udviklet i 1957 af den amerikanske flåde i samarbejde med konsulentfirmaet Booz Allen Hamilton. Formålet var at styre det ekstremt komplekse Polaris-missilprogram, som involverede tusindvis af entreprenører og komponenter. Der var enorm usikkerhed om, hvor lang tid de enkelte udviklingsopgaver ville tage. Ved at bruge PERT’s statistiske tilgang lykkedes det at færdiggøre projektet flere år før den oprindelige deadline. Metodens succes gjorde den hurtigt til en standard inden for projektledelse i både militæret og industrien, især til store R&D-projekter.
Hvorfor PERT er vigtig
I mange projekter, især inden for forskning, udvikling og IT, er det umuligt at give et præcist tidsestimat for opgaver, der aldrig er udført før. Her kommer PERT ind som et afgørende værktøj, fordi dets primære funktion er at håndtere denne usikkerhed. I stedet for at levere én enkelt slutdato (som i den kritiske-sti-metode), giver PERT en statistisk sandsynlighed for at nå forskellige deadlines, hvilket er langt mere realistisk i uforudsigelige projekter. Dette skifter fokus for projektlederen fra blot at overvåge en fast tidsplan til aktivt at styre risiko. Trepunktsestimeringen tvinger teamet og interessenter til at anerkende og diskutere potentielle forhindringer (det pessimistiske scenarie) og muligheder (det optimistiske scenarie) fra starten. Det giver en langt mere nuanceret og realistisk ramme for at kommunikere tidsplaner og styre forventninger.
Fordele og ulemper ved PERT
Fordele
- + Håndterer usikkerhed effektivt ved at anerkende, at estimater sjældent er præcise.
- + Giver en mere realistisk og sandsynlighedsbaseret tidsplan.
- + Forbedrer kommunikationen ved at tvinge teamet til at diskutere ‘worst-case’ og ‘best-case’ scenarier.
- + Kan beregne sandsynligheden for at nå en bestemt deadline.
Ulemper
- − Kræver mere tid og data end andre metoder med enkelt-estimater.
- − Resultaterne er baseret på subjektive estimater og kan give en falsk følelse af videnskabelig nøjagtighed.
- − Kan være komplekst at vedligeholde for meget store projekter.
- − Fokuserer primært på tid og ikke på omkostninger eller ressourcer.
Praktisk eksempel: Beregning af forventet tid (Te)
Kernen i PERT er beregningen af den forventede tid for hver opgave. Forestil dig, at et team skal udvikle en ny login-funktion. De er usikre på, hvor lang tid det vil tage.
Trin 1: Indsaml de tre estimater
Teamet diskuterer og bliver enige om:- • Optimistisk tid (o): 8 timer. Hvis alt går perfekt, og der ingen forhindringer er.
- • Mest sandsynlige tid (m): 12 timer. Det mest realistiske bud baseret på erfaring.
- • Pessimistisk tid (p): 22 timer. Hvis der opstår uforudsete problemer og alt går galt.
Trin 2: Anvend PERT-formlen
Formlen for forventet tid (Te) er:- • Te = (o + 4m + p) / 6
- • Indsæt tallene: Te = (8 + 4 x 12 + 22) / 6
- • Beregn: Te = (8 + 48 + 22) / 6 = 78 / 6 = 13 timer
Resultatet er, at den vægtede, forventede tid for opgaven er 13 timer. Bemærk, at dette estimat er trukket lidt op fra den ‘mest sandsynlige’ tid (12 timer), fordi det pessimistiske scenarie (22 timer) er markant længere væk end det optimistiske (8 timer). PERT tager altså højde for risikoen for store forsinkelser.
Sådan implementerer du PERT i dit projekt
-
0
Trin 1: Identificer alle opgaver og afhængigheder
Brug en Work Breakdown Structure (WBS) til at nedbryde projektet i specifikke opgaver. Kortlæg derefter, hvilke opgaver der skal være afsluttet, før andre kan begynde.
-
1
Trin 2: Indsaml de tre tidsestimater
For hver eneste opgave skal du indhente de tre estimater: Optimistisk (o), Mest sandsynlige (m) og Pessimistisk (p). Involver de personer, der skal udføre arbejdet, for at få de mest realistiske bud.
-
2
Trin 3: Beregn forventet tid (Te) for hver opgave
Anvend PERT-formlen Te = (o + 4m + p) / 6 for alle opgaver i projektet. Dette giver dig et vægtet gennemsnit for hver opgaves varighed.
-
3
Trin 4: Opbyg et PERT-diagram og find den kritiske sti
Brug de beregnede Te-værdier som varighed for hver opgave i et PERT-diagram. Analyser diagrammet for at finde den længste række af afhængige opgaver – dette er projektets kritiske sti.
-
4
Trin 5: Overvåg og opdater løbende
Et PERT-diagram er ikke statisk. Efterhånden som projektet skrider frem, og du får faktiske data for opgavers varighed, skal du opdatere dine estimater og genberegne den kritiske sti for at holde tidsplanen relevant.
Hvornår skal du ikke bruge PERT
Når opgavers varighed er kendt og forudsigelig
PERT’s styrke er at håndtere usikkerhed med trepunktsestimering. Hvis dit projekt består af standardopgaver med velkendte tidsrammer, er denne metode unødvendigt.
Brug kritisk-sti-metoden (CPM), som bruger et enkelt, deterministisk tidsestimat og er mere brugbar ved forudsigelige projekter.
Til meget små eller personlige opgavelister
For en enkelt person eller et projekt med kun en håndfuld simple, uafhængige opgaver, er den administrative byrde ved at oprette et PERT-diagram alt for stor.
En simpel to-do-liste eller en tjekliste er langt mere effektivt og giver det nødvendige overblik uden unødig kompleksitet.
I agile og hurtigt omskiftelige miljøer
Når fokus er på omkostninger frem for tid
PERT er et værktøj, der udelukkende er optimeret til tidsstyring. Det tager ikke højde for ressourcer eller budget, hvilket kan være de primære begrænsninger i et projekt.
Brug metoder som Earned Value Management (EVM) eller projektstyringssoftware, der integrerer både tidsplan, ressourcer og budget.
Oftest stillede spørgsmål
Den største forskel er, hvordan de håndterer tid. Den kritiske-sti-metode bruger ét fast tidsestimat pr. opgave, hvilket er bedst til forudsigelige projekter. PERT bruger tre estimater (optimistisk, mest sandsynligt, pessimistisk) og er baseret på sandsynlighed, hvilket gør den bedre egnet til projekter med høj usikkerhed.
Ja, absolut. Selvom hele PERT-metoden ikke altid implementeres, er kerneprincippet – trepunktsestimering – meget udbredt i agile metoder som f.eks. Scrum. Det hjælper teams med at anerkende og kvantificere usikkerhed, når de estimerer user stories eller opgaver.