Hvad er ikke-fakturerbar tid?
Opdateret 05. november 2025 7 min.
Ikke-fakturerbar tid er arbejdstid, der er nødvendig for at drive en virksomhed, men som ikke kan faktureres direkte til en kunde. Dette inkluderer interne møder, administration, salgsarbejde, kompetenceudvikling og ferie. Selvom denne tid ikke skaber umiddelbar omsætning, er den ofte afgørende for virksomhedens langsigtede drift og vækst. Udfordringen ligger i at holde balancen, så den ikke-fakturerbare tid ikke udhulder profitten fra den fakturerbare tid.
De to typer af ikke-fakturerbar tid
For at styre en konsulentforretning eller et bureau effektivt, er det vigtigt at skelne mellem to typer af ikke-fakturerbar tid: Investering og driftstid.
Investering er tid brugt på aktiviteter, der skal skabe værdi i fremtiden. Det er salgsmøder, der bliver til nye kunder. Det er kurser, der gør konsulenterne dygtigere, så timeprisen kan hæves. Det er intern produktudvikling. Denne tid skal ikke nødvendigvis minimeres, men den skal styres strategisk.
Driftstid er den nødvendige pris for at holde forretningen kørende. Det er tid brugt på fakturering, tidsregistrering, interne statusmøder, IT-problemer og rejsetid (hvis den ikke betales af kunden). Denne tid skal minimeres mest muligt gennem automatisering og effektive processer, da den sjældent tilfører værdi.
Uden et system til tidsregistrering af opgaver flyder disse to kategorier ofte sammen i en stor “sort boks” af interne tid, hvilket gør det umuligt at optimere forretningen.
Hvad indeholder ikke-fakturerbar tid typisk?
Forretningsudvikling (Presales)
Udarbejdelse af tilbud, kundemøder før kontraktunderskrift, netværksaktiviteter og marketing. Kritisk for pipeline, men genererer 0 kr. i nuet.
Administration og drift
Fakturering, bogføring, HR-opgaver, ugentlige personalemøder og generel kontordrift. En nødvendig udgift for at holde hjulene i gang.
Kompetenceudvikling
Kurser, certificeringer, konferencer og intern vidensdeling. Dette sikrer, at virksomheden forbliver konkurrencedygtig.
Tomgang (Bench time)
Tid hvor en konsulent er klar til at arbejde, men mangler et projekt. Dette er den dyreste form for ikke-fakturerbar tid og bør minimeres via kapacitetsplanlægning.
Konsekvenser ved manglende styring
Skjult udhuling af marginer
Hvis et projekt er solgt til 100 timer, men kræver 20 timers intern administration og koordinering, er den reelle timepris markant lavere end budgetteret.
Dårlig prissætning
Uden data om, hvor meget ikke-fakturerbar tid der går til at servicere en kunde (f.eks. “gratis” support eller møder), risikerer man at prissætte fremtidige projekter for lavt.
Medarbejderstress
Hvis ledelsen kun måler på fakturerbar tid, men pålægger medarbejderne mange interne opgaver, skabes der et pres, hvor medarbejderen føler de skal “indhente” det tabte via overarbejde.
Eksempel: Den reelle omkostning ved et projekt
Et digitalt bureau sælger et website-projekt til en fast pris. Lad os se, hvordan ikke-fakturerbar tid påvirker projektets reelle lønsomhed.
Fakturerbart arbejde
Det kunden betaler for
Ikke-fakturerbart arbejde
Det skjulte tidsforbrug
Konklusion
Data til efterkalkulation
Ved konsekvent tidsregistrering ville bureauet kunne se, at de skal hæve prisen med ca. 20% næste gang for at dække den nødvendige ikke-fakturerbare tid.
Sådan optimerer du balancen med tidsregistrering
-
0
1. Implementer simpel tidsregistrering
Gør det let at registrere tid. Hvis det er besværligt at skifte mellem “kunde A” og “intern administration”, vil medarbejderne ofte bare bogføre det hele på kunden eller glemme den interne tid.
-
1
2. Opret specifikke interne “projekter”
Opret ikke bare én kategori til “internt”. Opdel i “salg”, “HR”, “møder”, “kompetenceudvikling”. Det giver dig data til at se, om I bruger for meget tid på møder eller for lidt tid på salg.
-
2
3. Sæt mål for udnyttelsesgraden
En belægningsgrad på 75-80% er ofte optimalt. Det efterlader ca. 1 dag om ugen til ikke-fakturerbare opgaver. Hvis tallet er 95%, brænder folk ud. Hvis det er 50%, taber I penge.
-
3
4. Analyser “Ghost Hours”
Kig efter timer, der burde have været faktureret, men ikke blev det (f.eks. scope creep). Dette er ikke-fakturerbar tid, der kunne have været omsætning.
Fordele og ulemper ved ikke-fakturerbar tid
Fordele
- + Nødvendig for salg og pipeline-opbygning
- + Sikrer medarbejderudvikling og fastholdelse
- + Opbygger virksomhedskultur gennem sociale aktiviteter
- + Tillader strategisk tænkning og forretningsudvikling
- + Giver pusterum mellem intensive kundeprojekter
Ulemper
- − Reducerer den umiddelbare lønsomhed
- − Kan dække over ineffektive processer (f.eks. for mange møder)
- − Er sværere at følge præcist end kundetid
- − Risiko for at “fylde tiden ud” hvis der mangler kundeopgaver
- − Kan skabe frustration hvis balancen tipper for meget mod administration
Typiske fejl omkring ikke-fakturerbar tid
-
At ignorere det i budgetter
Mange virksomheder budgetterer med 100% effektivitet. Realistisk set har en medarbejder ferie, sygdom og interne pligter. Budgetter altid med en realistisk fordeling mellem fakturerbar og ikke-fakturerbar tid.
-
At straffe al ikke-fakturerbar tid
Hvis ledelsen skælder ud, hver gang tidsregistreringen viser “internt”, holder medarbejderne op med at innovere, dele viden eller hjælpe hinanden. Fokuser på at minimere administrativt spild, ikke værdiskabende internt arbejde.
-
Manglende kategorisering
At kalde alt for “diverse” eller “administrativt”. Det giver ingen indsigt. Du skal vide, om tiden går til IT-problemer (som kan løses teknisk) eller salg (som er en investering).
Værktøjer til styring af tid
Effektiv styring af ikke-fakturerbar tid kræver mere end mavefornemmelse. Det kræver data. Moderne systemer til tidsregistrering til projektstyring giver dig mulighed for at trække rapporter, der viser fordelingen mellem fakturerbar tid (billable) og ikke-fakturerbar tid (non-billable).
Disse værktøjer kan ofte vise dig: Hvilke medarbejdere der er overbebyrdet med interne opgaver. Hvilke typer af interne opgaver der sluger mest tid. Hvordan jeres faktiske tidsforbrug stemmer overens med jeres kapacitetsplanlægning.
Ved at synliggøre den interne tid, kan du træffe beslutninger om at automatisere administration, hyre administrativ hjælp for at frigøre konsulenterne, eller investere mere i salg i perioder med lav aktivitet.
Oftest stillede spørgsmål
Nej, tværtimod. Strategisk ikke-fakturerbar tid som salg, netværk og efteruddannelse er en investering i fremtidig indtjening. Problemet opstår kun, når tiden bruges på ineffektiv administration eller unødvendige møder (“tomgangstid”).
Det starter med overblik. Ved at bruge tidsregistrering af opgaver kan du identificere, hvor tiden forsvinder hen. Ofte kan man reducere tid brugt på manuel rapportering, fakturering og mødekoordinering gennem bedre software og processer.
Ja. Hvis du ikke registrerer internt arbejde, får du et skævt billede af virksomhedens reelle omkostninger. Præcis tidsregistrering på både interne og eksterne projekter er nødvendig for at beregne den korrekte udnyttelsesgrad og timepris.
Få styr på den interne tid
Det er nemt at fakturere kundetid, men ved du, hvor meget tid der går til administration? Med DASO får du simpel tidsregistrering, der giver dig det fulde billede af både fakturerbare projekter og internt tidsforbrug.
- Skeln nemt mellem fakturerbar og ikke-fakturerbar tid
- Se hvor meget administration der trækker i dækningsbidraget
- Brugervenlig tidsregistrering for konsulenter og teams
Vil du lære mere?
Forstå modstykket til ikke-fakturerbar tid og lær, hvordan du optimerer den tid, der direkte skaber omsætning.
Fakturerbar tid