Lov om tidsregistrering: Den komplette compliance-guide for 2026

Den 1. juli 2024 trådte Lov om tidsregistrering i kraft i Danmark – en ændring af arbejdstidsloven der pålægger alle arbejdsgivere at registrere medarbejdernes daglige arbejdstid. To år senere har langt de fleste danske virksomheder fundet en arbejdsgang, men der er stadig forvirring om kravene, undtagelserne og dokumentationspligten – især i mindre projektorienterede virksomheder hvor tidsregistreringen tidligere var en ren faktureringsdisciplin.

Denne cornerstone-guide samler det vigtigste i én reference. Vi gennemgår hvad loven konkret kræver, hvem der er omfattet, hvem der kan undtages, hvor længe data skal opbevares, hvordan I bedst dokumenterer compliance i praksis, og hvilke sanktioner der venter ved manglende efterlevelse. Til sidst leverer guiden en konkret syv-trins-tjekliste I kan køre igennem i denne uge for at sikre at jeres registrering holder vand.

Loven er ikke designet til at genindføre stempelure eller minut-overvågning. Den er en konsekvens af EU-domstolens CCOO-dom fra 2019 og bygger på princippet om at arbejdstidsbeskyttelsen kun virker hvis arbejdstiden faktisk måles. For en projektorienteret dansk virksomhed er den gode nyhed at hvis I i forvejen registrerer tid på projekter for at fakturere kunder, så er compliance stort set på plads – tidsregistreringspligten er da reelt allerede opfyldt for hovedparten af medarbejderne.

Loven er det danske svar på EU-domstolens dom i sag C-55/18 (CCOO mod Deutsche Bank) fra maj 2019. Domstolen fastslog at medlemsstaterne er forpligtede til at sikre at arbejdsgivere har et “objektivt, pålideligt og tilgængeligt system” til at måle den daglige arbejdstid for hver medarbejder. Uden et sådant system, slog domstolen fast, kan reglerne om maksimal arbejdstid og minimum hviletid reelt ikke håndhæves – fordi der ikke findes data at håndhæve mod.

Danmark var et af de sidste EU-lande der implementerede dommen i national ret, og resultatet blev den ændring af arbejdstidsloven der trådte i kraft 1. juli 2024. Loven introducerer to centrale ændringer: (1) en udtrykkelig pligt for arbejdsgiveren til at føre registrering, og (2) en udtrykkelig ret for medarbejderen til at se sin egen registrering når som helst.

Bag loven står tre konkrete beskyttelsesmål: at sikre at 48-timers reglen over en 4-måneders referenceperiode kan dokumenteres, at 11-timers hvilereglen mellem to arbejdsdage rent faktisk overholdes, og at retten til mindst 24 timers ugentlig samlet hvile kan kontrolleres. Uden ordentlig registrering var de regler i mange år en formalitet på papiret.

For en del danske virksomheder var loven en tilvænning. Den danske arbejdskultur har historisk hvilet på en høj grad af tillid – især inden for vidensarbejde – og frygten i 2023-2024 var at registrering ville undergrave fleksibiliteten og indføre en mistillidskultur. Erfaringen efter to år har vist at frygten primært knyttede sig til værktøjet, ikke til selve registreringen. Hvor systemet er let, hurtigt og synligt for medarbejderen selv, opleves det ikke som overvågning. Hvor det er bøvlet og ugennemsigtigt, gør det.

Lov om tidsregistrering omfatter som udgangspunkt alle lønmodtagere i Danmark. Det gælder fastansatte, tidsbegrænsede ansatte, deltidsansatte, vikarer (med arbejdsgiveren som ansvarssubjekt), elever og praktikanter. Selvstændige og direktører uden ansættelseskontrakt er ikke omfattet, men selvstændige der reelt er lønmodtagere (såkaldte “arme- og bensvirksomheder”) kan blive omklassificeret af myndighederne.

Den eneste reelle undtagelse er selvtilrettelæggere. For at en medarbejder kan undtages, skal to kumulative kriterier være opfyldt:

Undtagelsen skal stå eksplicit i ansættelseskontrakten. Det er ikke nok at antage at “ledere ikke registrerer tid” – det skal være formelt aftalt og dokumenteret. Arbejdstilsynet har siden 2024 understreget at undtagelsen tolkes snævert: titlen alene afgør ikke noget, og det er den faktiske grad af autonomi der vurderes. En “manager” der reelt sidder fra 8 til 16 og rapporterer til en chef kan ikke undtages, uanset hvad kontrakten siger.

Selvtilrettelæggere er undtaget fra den daglige registrering, men de er fortsat omfattet af 48-timers reglen og hvilebestemmelserne. I praksis betyder det at virksomheden stadig skal kunne dokumentere at også selvtilrettelæggere ikke systematisk overskrider grænserne – typisk via stikprøver eller egenrapportering ved overarbejde.

Loven foreskriver ikke en specifik teknologi til autentifikation. Det betyder at virksomheden frit kan vælge mellem brugernavn/password, single sign-on (typisk via Microsoft Entra ID eller Google Workspace), eller MitID Erhverv som indgang til tidsregistreringen. For mindre virksomheder uden formel SSO-opsætning er MitID Erhverv ofte den hurtigste vej til en pålidelig identitet på den enkelte registrering – og det giver et gyldigt signaturforhold der gør det vanskeligt for medarbejderen senere at hævde at “jeg har ikke registreret det”.

Det vigtigste sikkerhedskrav følger ikke direkte af tidsregistreringsloven, men af GDPR. Arbejdstidsdata er personoplysninger, og kombineret med fraværsdata (sygdom, ferie) kan det grænse til personfølsomme oplysninger. Det stiller tre konkrete krav:

Sanktionsbilledet for manglende tidsregistrering er ikke kun spørgsmålet om bøder. Den vigtigste konsekvens er typisk den retsstilling virksomheden har i tvister, hvor manglende dokumentation reelt vender bevisbyrden om.

På bødesiden følger sanktionerne arbejdstidslovens almindelige bestemmelser. Bødeniveauet beregnes ud fra virksomhedens størrelse, om overtrædelsen er gentagen, og om der er tale om systematisk undladelse over for hele eller dele af arbejdsstyrken. For systematiske overtrædelser i mellemstore virksomheder kan bøderne nå seks-cifrede beløb. Pr. 2026 har Arbejdstilsynet ført flere kontrolsager, men hovedindsatsen har været vejledende snarere end straffende – de virksomheder der efter en kontrol bringer registreringen i orden, ender typisk uden bøde.

Den større risiko ligger i arbejdsret. Når en medarbejder rejser krav om udbetaling af overarbejde, ferieafregning eller manglende hvileperioder, ligger bevisbyrden som udgangspunkt hos kravstilleren – men hvis arbejdsgiveren ikke kan dokumentere arbejdstiden i strid med lovens dokumentationspligt, vendes bevisbyrden i praksis. Det er en betydelig økonomisk risiko der i en enkelt sag kan koste mere end 5 års system-omkostninger.

Til de tre risici hører en fjerde der nævnes sjældnere: omdømme. En offentliggjort kontrol-sag eller en tabt arbejdsret-sag fylder mere i markedet end summen af bøden. For konsulenthuse, advokatfirmaer og andre tillidsbaserede brancher kan det være en seriøs udfordring at rekruttere efter en sag der har været i pressen. Det er en af grundene til at de fleste virksomheder valgte aktiv compliance frem for “vi tager risikoen og venter”.

På afstand af to års drift er der tre tydelige mønstre i hvordan loven er landet i danske virksomheder:

For projektorienterede virksomheder er den fjerde lære måske den vigtigste: compliance og forretningsstyring kan løses med samme system. En velvalgt platform leverer både den daglige totaltid loven kræver, projekt-detaljen faktureringen kræver, og udnyttelsesgraden ledelsen kræver – uden at medarbejderen skal registrere flere gange. Læs også vores tidsregistrerings-cornerstone for hvordan compliance-laget flyder sammen med den bredere tidsregistreringsdisciplin, og fra Excel til digital tidsregistrering for hvordan selve overgangen håndteres uden at tabe momentum.

Lov om tidsregistrering er ikke et stempelur i forklædning. Det er et lovkrav om at den daglige arbejdstid kan dokumenteres pr. medarbejder pr. dag i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system – med 5-årig opbevaring og en eksplicit ret for medarbejderen til at se sine egne data.

For projektorienterede virksomheder er den gode nyhed at compliance og forretningsstyring kan løses med samme system. Hvis I i forvejen registrerer tid på projekter for at fakturere, er compliance stort set på plads – tilbage står at sikre 5-års opbevaring, audit-log og medarbejder-tilgængelighed.

Hvis du kun husker tre ting fra denne guide, så lad det være:

Når de tre ting er på plads, er resten – metode, kategorier, dashboard-design – finjustering. Compliance er ikke gevinsten; gevinsten er at I samtidig får ressourceplanlægning, fakturering og udnyttelsesgrad ud af de samme data.