Hvad er kravene i tidsregistreringsloven (2024)?

Tidsregistreringsloven er ikke en selvstændig lov, men en ændring af arbejdstidsloven, der trådte i kraft 1. juli 2024. Ændringen implementerer EU-domstolens dom i CCOO-sagen fra 2019 (C-55/18, også kaldet Deutsche Bank-dommen), der pålagde EU-medlemsstaterne at sikre objektiv tidsregistrering af medarbejdernes daglige arbejdstid. Den danske implementering valgte en pragmatisk linje: totaltid pr. dag — ikke minut-præcise start- og sluttidspunkter — så længe totalen er dokumenteret i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.

Kravene kan koges ned til fem konkrete byggeklodser: (1) et objektivt system, der registrerer den faktiske arbejdstid; (2) et pålideligt system med audit-log og sporbare ændringer; (3) tilgængelighed for medarbejderen, så vedkommende kan se sin egen registrering uden at bede om den; (4) registrering af den daglige totaltid, ikke minut-præcision af start og slut; (5) opbevaring af data i 5 år. De fem byggeklodser gennemgås konkret nedenfor og uddybes også i tidsregistrering-opslaget og i den fulde cornerstone-guide om Lov om tidsregistrering.

Det primære formål er medarbejderbeskyttelse. Uden objektiv tidsregistrering er det praktisk talt umuligt at håndhæve 48-timers reglen (gennemsnitlig ugentlig arbejdstid over en referenceperiode på 4 måneder) og 11-timers reglen (sammenhængende hvile i hver 24-timers periode). EU-domstolen formulerede det skarpt i CCOO-dommen: uden registrering har den enkelte arbejdstager ingen reel mulighed for at dokumentere sine rettigheder.

En lige så vigtig konsekvens er den omvendte bevisbyrde i tvister. Når dokumentationen mangler, vendes bevisbyrden i praksis om: arbejdsgiveren skal kunne dokumentere, at reglerne er overholdt — ikke medarbejderen, der skal bevise det modsatte. Det er den juridiske grund til, at huse uden audit-log står svagt i konflikter om overarbejde, ferieafregning og opsigelser. EU-direktivets formål — beskyttelse af arbejdsmiljøet og sundheden — er den overordnede ramme; den danske implementering er forsøget på at gøre kravet praktisk anvendeligt i en arbejdskultur, hvor fleksibilitet er normen.

Objektivt system. Systemet skal give et retvisende billede af den faktiske arbejdstid. Det udelukker ikke selv-rapportering — men data skal kunne valideres og må ikke bygge på rene gæt eller bagudrettet rekonstruktion. Et objektivt system registrerer kilde og tidspunkt for hver post, så det er muligt at skelne mellem en daglig registrering og en månedslukning, hvor projektlederen skønner sig frem.

Pålideligt system. Data skal opbevares sikkert, og ændringer skal kunne spores. Det betyder reelt, at systemet skal have en audit-log: hvem ændrede hvad, hvornår, og hvad var den tidligere værdi. Det er den primære grund til, at delte regneark er problematiske — ikke fordi medarbejdere lyver, men fordi systemet ikke kan bevise det modsatte.

Tilgængeligt for medarbejderen. Medarbejderen skal kunne se sin egen registrering uden at bede om den. HR’s kvartalsrapport er ikke nok — direkte adgang er kravet. Det er typisk dér, ældre lønsystemer dumper, fordi de blev bygget før kravet om medarbejder-tilgængelighed eksisterede. Et personligt dashboard med ugens, månedens og kvartalets timer pr. projekt og kategori er den almindelige løsning.

Daglig totaltid registreres. En konsulent registrerer 7,5 timer på en mandag — punktum. Loven kræver ikke, at vedkommende angiver præcist hvornår arbejdet lå. Det giver plads til den fleksibilitet, danske vidensarbejdere er vant til, og åbner for afvigelsesregistrering som metode, hvor kun afvigelser fra normtid registreres aktivt. Det er fuldt lovkonformt, så længe systemet kan rekonstruere den faktiske daglige totaltid.

5-årig opbevaring. Arbejdstidsdata skal opbevares i 5 år efter referenceperioden. Det stiller krav til både backup, systemmigration og virksomhedsoverdragelse. Hvis du ikke kan trække en compliance-rapport for fx en tilfældig dag i december 2024, lever du ikke op til opbevaringskravet. Et integreret system, hvor arbejdstidsdataene ligger sammen med fakturaer og projektregnskab — som under alle omstændigheder opbevares i 5 år — løser dette uden separat compliance-arkivering. Se vores tidsregistreringsmodul for et eksempel på, hvordan de fem krav løses i ét flow.

For en typisk dansk konsulent- eller rådgivningsvirksomhed er det gode budskab, at lovens krav i vid udstrækning er opfyldt som bivirkning af projekttidsregistreringen. Når en seniorkonsulent registrerer 4,5 timer på projekt A og 3 timer på projekt B en mandag, er den daglige totaltid (7,5 timer) automatisk dokumenteret. Fakturerbar tid og ikke-fakturerbar tid summerer til den lovpligtige totaltid, så længe alt arbejde (også interne møder, administration, sygdom og ferie) er registreret.

Det, der er tilbage, er typisk to ting. For det første: den ikke-fakturerbare tid — interne projekter, administration, kompetenceudvikling — som mange huse historisk har været slappe med at registrere, fordi den ikke kunne faktureres. Den skal nu med, ellers er den daglige totaltid ikke dokumenteret. For det andet: medarbejderens selvbetjeningsadgang. Et system, hvor projektlederen eller bogholderen alene kan se timerne, opfylder ikke tilgængelighedskravet. Et integreret system med direkte adgang til både egne timer og rapportering løser begge dele — og giver samtidig grundlaget for korrekt projektoekonomi og en pålidelig faktureringsgrad. To år efter ikrafttræden er erfaringen klar: de virksomheder, der valgte et integreret digitalt system, bruger markant mindre tid på compliance end de, der startede med Excel.

Kravene i tidsregistreringsloven og tidsregistreringspligten hører til samme lov, men beskriver hver sin side. Kravene — som dette opslag dækker — er de konkrete tekniske og organisatoriske krav til selve registreringen: objektivt system, audit-log, tilgængelighed, daglig totaltid og 5-årig opbevaring. Det er, hvordan systemet skal være indrettet. Tidsregistreringspligten er derimod arbejdsgiverens forpligtelse selv: hvem er omfattet (alle lønmodtagere som udgangspunkt), hvilke undtagelser findes (selvtilrettelæggere efter strenge kriterier), og hvornår indtræder pligten (fra ansættelsens første dag). Samme lov, to vinkler — opslagsspørgsmålet er, om man spørger til indholdet af kravene eller til omfanget af forpligtelsen.

Læs mere om tidsregistreringspligt.