Guide: Undgå de 5 dyreste fejl i din ressourceplanlægning

Mange projektledere kæmper med at få hverdagen til at hænge sammen. Tidsplaner skrider, budgetter overskrides, og medarbejdere bliver stressede. Ofte skyldes det ikke selve arbejdet, men fundamentet det bygger på. Uden et effektivt system til ressourceplanlægning bliver projektledelse til ren brandslukning.

Når vi taler med virksomheder, ser vi de samme mønstre gå igen. Uanset om de er ingeniører, IT-konsulenter eller arkitekter, begår de ofte de samme fem fejl i deres planlægning. Fejl, der ser uskyldige ud i et regneark, men som koster dyrt i virkeligheden.

Her er de fem faldgruber, du skal undgå, hvis du vil have sorte tal på bundlinjen og glade medarbejdere.

Dette er den klassiske begynderfejl. Du har en medarbejder ansat 37 timer om ugen. Du har en opgave estimeret til 37 timer. Derfor tager opgaven én uge.

Virkeligheden er en anden. Ingen arbejder effektivt på projekter 100% af tiden. Der er interne møder, e-mails, pauser, sygdom, IT-problemer og kontekstskifte.

Hvis du booker din belægningsgrad til 100%, vil projektet med garanti blive forsinket fra dag ét, eller også så skal dine medarbejdere arbejde over. En tommelfingerregel inden for kapacitetsplanlægning er at planlægge med maks 80-85% effektivitet. De sidste 15-20% er buffer til virkeligheden. Uden denne buffer skaber du en dominoeffekt, hvor én lille forsinkelse vælter hele din projektplan.

Mange starter med at planlægge i regneark. Det virker fint, indtil virkeligheden rammer. Problemet er, at en plan i Excel er “død” det øjeblik, du trykker gem. Som vi har beskrevet i vores guide om at gå fra Excel til projektstyringsværktøj, opstår problemerne, når planen ikke stemmer overens med virkeligheden.

Hvis Peter bliver syg i to dage, opdaterer Excel ikke sig selv. Hvis en opgave trækker ud, skubber Excel ikke de efterfølgende opgaver automatisk. Resultatet er, at du træffer beslutninger baseret på en plan, der var forældet for en uge siden. Du tror, du har ledig kapacitet, men i virkeligheden er I allerede bagud.

I mange planlægningsværktøjer ser alle ressourcer ens ud. En time er en time. Men i vidensarbejde er dette en farlig antagelse. At sætte en junior-udvikler til at løse en senior-opgave tager måske 3 gange så lang tid.

Hvis din ressourceallokering kun kigger på “ledige timer” og ikke på kompetencer, ender du med manglende kvalitet og forsinkelser.

Løsningen: Brug en kompetencematrice i din planlægning. Sørg for at matche opgavens kompleksitet med ressourcens færdigheder. Det er bedre at vente to dage på den rette specialist end at sætte en ledig generalist til at lave et dårligt stykke arbejde, der skal laves om.

Projektledere planlægger ofte kun for deres eget projekt. De glemmer, at ressourcerne (medarbejderne) ofte deles på tværs af flere projekter eller afdelinger.

Du booker Sarah til 20 timer på Projekt A. Men salgsafdelingen har booket hende til 10 timer på tilbudsskrivning, og support har brug for hende 10 timer til drift. Pludselig har Sarah en arbejdsuge på 40 timer + det løse.

Dette er måske den mest subtile, men dyreste fejl. Mange tror, at fordi de har lavet en plan, så er arbejdet gjort. Men en plan er blot et estimat af hvordan fremtiden ser ud.

Som vi forklarer i artiklen Ressourceplanlægning vs. Ressourcestyring, er der en verden til forskel på at lægge planen og at eksekvere den.

Fejlen opstår, når du ikke justerer planen løbende. Du fortsætter med at styre efter den oprindelige plan, selvom virkeligheden har ændret sig (sygdom, scope creep, nye kundekrav). Effektiv ressourcestyring kræver, at du tør revidere din planlægning ugentligt baseret på realtidsdata.