Hvad er en Projektsponsor? (den vigtigste rolle i et projekt)
Definition
En projektsponsor er en senior leder i en organisation, der er den ansvarlige for et projekts succes. Sponsoren er projektets “beskytter” på ledelsesniveau, og det er deres opgave at sikre, at projektet har de nødvendige ressourcer, budget og strategisk opbakning. Mens projektlederen styrer det daglige arbejde, sikrer projektsponsoren, at projektet leverer den forventede forretningsværdi og er afstemt med organisationens overordnede mål.
Hvorfor en god sponsor er guld værd
Et projekt uden en engageret sponsor er dømt til at gå galt. Selvom projektlederen og projektteamet arbejder hårdt, er der ingen til at sætte kursen, navigere og sikre, at projektet får succes. En god sponsor kæmper for projektet på ledermøder, beskytter mod budgetnedskæringer og fjerner de forhindringer, som teamet ikke selv kan overkomme. Deres engagement er ofte den afgørende faktor, der adskiller succesfulde projekter fra dem, der langsomt fejler i mangel på retning og opbakning.
En Projektsponsors 6 Vigtigste Ansvarsområder
Eje forretningscasen og sikre finansiering
Sponsoren er ansvarlig for at definere, hvorfor projektet er vigtigt for forretningen (ROI), og for at skaffe det nødvendige budget.
Godkende projektcharteret
Sponsoren giver projektet sin formelle starttilladelse ved at godkende projektcharteret, hvilket giver projektlederen mandat til at komme i gang med projektet.
Være projektets forkæmper
Kommunikere projektets værdi og vision på tværs af organisationen for at sikre opbakning og fjerne modstand.
Fjerne forhindringer på højt niveau
Når projektet rammer mure (f.eks. konflikter mellem afdelinger eller mangel på ressourcer), er det sponsorens job at rydde vejen.
Træffe strategiske nøglebeslutninger
Når der er behov for store ændringer i omfang, budget eller tidsplan, er det sponsoren, der træffer den endelige beslutning.
Holde projektlederen ansvarlig for resultater
Sponsoren støtter projektlederen, men holder dem også ansvarlige for at levere projektet inden for de aftalte rammer.
Typiske fejl en projektsponsor begår
-
At være en “fraværende” sponsor
Sponsoren godkender projektet og forsvinder derefter. De deltager ikke i styregruppemøder og er umulige at få fat på, hvilket efterlader projektlederen alene.
-
At mikrostyre projektlederen
Det modsatte problem: Sponsoren blander sig i de daglige detaljer, underminerer projektlederens autoritet og skaber forvirring i teamet.
-
At undlade at fjerne forhindringer
Sponsoren hører om et problem, men undlader at bruge deres autoritet til at løse det, hvilket gør at projektet går i stå.
-
At vakle i sin opbakning
Sponsoren forsvarer ikke projektet, når der opstår modstand eller kritik, hvilket signalerer til resten af organisationen, at projektet ikke er vigtigt.
Hvordan man er en effektiv projektsponsor
-
0
1. Sæt klare forventninger fra start
Arbejd tæt sammen med projektlederen om at definere et klart og realistisk projektcharter. Vær enige om, hvad succes er.
-
1
2. Planlæg faste statusmøder
Aftal en fast kadence for møder med projektlederen (f.eks. ugentligt eller hver 14. dag). Hold fast i disse møder for at forblive engageret og informeret.
-
2
3. Giv mandat og stol på din projektleder
Giv projektlederen den autoritet, de har brug for, og stol på deres beslutninger.
-
3
4. Vær tilgængelig og beslutningsdygtig
Når projektlederen har brug for hjælp eller en beslutning, så er det sponsorens ansvar at reagere hurtigt.
-
4
5. Kommunikér og fejr succeser
Del projektets fremskridt og succeser med resten af ledelsen og organisationen. Det bygger momentum og moral.
Projektsponsoren og projektstyringsværktøjet
En effektiv projektsponsor lever ikke i detaljerne, men har brug for et konstant, pålideligt overblik over projektets helbred: Er vi på budget? Holder vi tidsplanen? Hvad er de største risici lige nu? Dette er hvor projektstyringsværktøj bliver sponsorens bedste ven. I stedet for at skulle bede projektlederen om manuelt udarbejdede rapporter, kan sponsoren logge ind og se et realtids-dashboard med de vigtigste KPI’er. Værktøjet giver overblik på højt niveau, som er nødvendigt for at styre strategisk, uden at man behøver at fordybe sig i de enkelte opgaver. Det muliggør datadrevet beslutningstagning og en mere effektiv dialog mellem sponsor og projektleder.
Oftest stillede spørgsmål
Projektsponsoren er ansvarlig for det strategiske "hvorfor" – forretningscasen, budgettet og projektets værdi. Projektlederen er ansvarlig for det taktiske "hvordan" – den daglige planlægning, eksekvering og styring af teamet. Sponsoren står for resultatet, mens projektlederen står for processen.
En projektsponsor skal være en person med tilstrækkelig autoritet i organisationen til at kunne træffe beslutninger, sikre ressourcer og fjerne forhindringer. Det er typisk en direktør, afdelingschef eller en anden senior leder, hvis ansvarsområde projektet falder ind under.
Et projekt uden en aktiv og engageret sponsor har en meget høj risiko for at mislykkes. Det vil mangle ledelsesmæssig opbakning, have svært ved at få ressourcer, og ingen vil være der til at træffe de svære beslutninger eller løse konflikter, som projektlederen ikke selv kan håndtere.
Giv dine projektsponsorer det rette overblik
Med det rette projektstyringsværktøj får projektsponsorer de dashboards og statusrapporter, de har brug for til at træffe de rigtige beslutninger – uden at skulle fare vild i detaljerne.