Tidsregistrering til projektstyring: Er det intern tid eller et internt projekt?

Du kender situationen: En medarbejder har brugt hele ugen på at sætte et nyt IT-system op eller udarbejde et nyt koncept til jeres ydelser. Når ugen er omme, skal tiden registreres. Men hvor?

Ofte ender det i den store, sorte sæk, der hedder “intern tid”, “administration” eller “diverse”. Og netop her opstår problemet. For når du kigger på dine rapporter måneden efter, ser det ud som om, medarbejderen har brugt 37 timer på ingenting. Ingen fakturering, ingen synlig værdi. Bare “omkostninger”.

Effektiv tidsregistrering til projektstyring handler ikke kun om at fakturere kunder. Det handler om at forstå, hvordan virksomheden bruger sin tid. For at få den indsigt, er du nødt til at skelne skarpt mellem to fundamentalt forskellige ting: Intern tid (drift) og Interne projekter (investering).

Intern tid – ofte kaldet overhead eller administration – er karakteriseret ved at være udefinerbar i sin afgrænsning. Det er opgaver, der aldrig rigtig slutter. Det er prisen for at holde lyset tændt i kontoret.

Du kan typisk genkende intern tid på, at der ikke er nogen specifik leverance eller specificeret slutdato. Det er den tid, vi bruger på at være en virksomhed.

Her giver det mening at bruge brede, interne kategorier i dit tidsregistreringssystem. Målet er at få synlighed, så du kan vurdere om fordelingen er sund.

Et internt projekt adskiller sig markant ved at være afgrænset. Præcis som et kundeprojekt, har det et starttidspunkt, et sluttidspunkt, et budget (i timer) og et mål.

Det er tid brugt på at forbedre virksomheden. Det er udvikling af nye produkter, implementering af nye systemer, eller strategiske marketing-tiltag. Det er en investering, der skal give et afkast i fremtiden.

Hvis du registrerer dette som intern tid, snyder du dig selv. Du bør oprette det som et rigtigt projekt i dit system til tidsregistrering af opgaver, så du kan følge budgettet og se, om investeringen holder.

For servicevirksomheder, der lever af at sælge tid, er data guld værd. Hvis I blander tingene sammen, mister I overblikket over jeres vigtigste nøgletal.

Tænk på Udnyttelsesgraden

Dine medarbejderes præstation måles ofte på deres udnyttelsesgrad. Hvis en dygtig seniorkonsulent bruger 100 timer på at udvikle jeres næste “best seller” produkt, men registrerer det som “administration”, ligner det, at vedkommende ikke udretter noget.

Ved at oprette det som et internt projekt, kan ledelsen aktivt beslutte at allokere ressourcer til det. I kan sige: “Vi accepterer en lavere faktureringsgrad i Q1, fordi vi investerer i produkt X.” Det gør beslutningen synlig og datadrevet i stedet for at gemme den i en stor intern kategori.

Samtidig hjælper det med ressourceplanlægningen. Når du ved, at et internt projekt kræver 200 timer næste måned, kan du se, at de timer ikke er tilgængelige til kunder. “Diverse”-tid er umulig at planlægge efter.

Data er kun så godt som det input, der kommer ind. Hvis dine medarbejdere er i tvivl om, hvor de skal placere deres tid, vælger de den nemmeste løsning: “Diverse”.

Ved at skelne tydeligt mellem den udefinerbare, løbende drift (intern tid) og den afgrænsede, strategiske indsats (interne projekter), får du et helt nyt billede af din forretning. Du vil opdage, at I måske investerer langt mere – eller mindre – i udvikling, end I troede.

Det kræver et godt projektstyringsværktøj, der gør det lige så nemt at styre interne projekter som eksterne. Men gevinsten er klar: Bedre beslutninger, skarpere ressourcestyring og en sundere forretning.