Hvad er kostpris for en konsulent?

Kostprisen er det beløb, en konsulenttime reelt koster virksomheden, før der er tjent en krone på den. For en fastansat konsulent består den af tre lag: den direkte løn inklusive pension, de sociale omkostninger (ATP, forsikringer, barselsfond og ferietillæg) og en andel af virksomhedens faste omkostninger som husleje, it, administration og ledelse.

Nævneren i regnestykket er lige så vigtig som tælleren. De samlede omkostninger skal ikke fordeles på normtiden på cirka 1.924 timer om året, men på de timer, konsulenten reelt kan fakturere. Ferie, helligdage, sygdom og intern tid skal trækkes fra først. Tilbage står typisk 1.200-1.400 fakturerbare timer om året for en fuldtidsansat.

Derfor ligger kostprisen pr. fakturerbar time markant højere end den timeløn, der står på lønsedlen. En konsulent med en månedsløn på 45.000 kr. har en nominel timeløn på cirka 280 kr., men en kostpris pr. fakturerbar time omkring 600-700 kr.

Kostprisen er fundamentet under hele projektøkonomien. Dækningsbidraget på et projekt beregnes som omsætning minus timer gange kostpris. Er kostprisen sat for lavt, ser alle projekter sundere ud, end de er, og virksomheden byder ind med priser, der reelt giver underskud.

Den typiske fejl er at regne med lønnen alene. I eksemplet nedenfor udgør lønnen 540.000 kr. af en samlet årlig omkostning på 780.000 kr. Den, der kun regner med løn, undervurderer altså omkostningen med cirka 30 procent, før der overhovedet er taget højde for, at kun en del af timerne kan faktureres.

Kostprisen bruges to steder. I tilbudsfasen er den grundlaget for prissætningen: timepris minus kostpris gange forventede timer giver det forventede dækningsbidrag. I driften omsætter den medgået tid til en løbende omkostning, så projektlederen kan se, om projektet stadig bidrager. Begge dele kræver konsistent tidsregistrering, for uden registrerede timer er der ingen reel omkostning at regne på.

Kostpris og timepris forveksles ofte, men de svarer på hver sit spørgsmål. Kostprisen er, hvad timen koster virksomheden: løn, pension, sociale omkostninger og overhead fordelt på de fakturerbare timer. Timeprisen er, hvad kunden betaler for den samme time. Forskellen mellem de to, gange antal timer, er projektets dækningsbidrag. Rækkefølgen er vigtig: kostprisen beregnes først, og timeprisen sættes derefter med et tillæg, der skal dække risiko, ledig kapacitet og overskud. For selvstændige uden ansatte løses det samme regnestykke ofte baglæns ud fra en ønsket årsindkomst, og en udbredt tommelfingerregel siger her 2-2,5 gange timelønnen for en tilsvarende fastansat. Logikken er den samme: prisen skal bære alle de omkostninger, en lønseddel ikke viser.

Læs mere om timepris-konsulent.

Kostprisen skal vedligeholdes, ikke kun beregnes én gang. Genberegn den mindst én gang om året og altid efter en lønrunde. En kostpris fra sidste år er sat for lavt, så snart lønnen er steget, og alle dækningsbidrag beregnet på den vil se bedre ud, end de er.

Sæt en kostpris pr. medarbejder, ikke én fælles sats for hele virksomheden. En seniorkonsulent og en nyuddannet har vidt forskellige lønninger, og en gennemsnitssats udjævner netop den forskel, der gør projektregnskabet retvisende. Bemandes et projekt med flere seniorer end budgetteret, skal det kunne ses i tallene.

Koblingen til timerne er det sidste skridt. Når hver registreret time bærer medarbejderens kostpris, bliver ikke-fakturerbar tid og intern tid synlige som reelle omkostninger, og dækningsbidraget pr. projekt kan følges løbende i stedet for først ved årsafslutningen. Det kræver et projektstyringsværktøj med rapportering, der samler timer, kostpriser og budgetter ét sted. Driver du en konsulentvirksomhed, kan du følge kostpris og dækningsbidrag pr. projekt under projektstyring til konsulenter. Næste skridt i regnestykket er at gå fra kostpris til salgspris. Læs sådan beregner du din timepris, når kostprisen er på plads.